השמדת קלטות גיבוי – למה חשוב לנהל את המידע בארכיון?

קלטות גיבוי ישנות עשויות להכיל מידע רגיש, לרבות פרטי לקוחות, מסמכים פנימיים ונתונים עסקיים. גם מידע שנשמר לפני שנים עלול לגרום נזק אם ייחשף לגורמים שאינם מורשים לקבלו. לכן חשוב לנהל את הקלטות לאורך כל תקופת השימוש בהן, להגביל את הגישה אליהן ולהגדיר מתי וכיצד ניתן להוציא אותן מהארכיון.

עצם אחסון הקלטות בארכיון אינו מבטל את הסיכון לחשיפת מידע. לצד שמירה מבוקרת, נדרשת בחינה תקופתית של הקלטות ושל הצורך להמשיך להחזיק בהן. אין להשמיד גיבויים באופן גורף: לפני ההשמדה יש לוודא שהמידע אינו נדרש לשחזור, להמשך הפעילות או לשמירה בהתאם לדרישות החלות על הארגון.

השמדת קלטות גיבוי – איך מתבצע התהליך בפועל?

תהליך השמדת קלטות גיבוי מתחיל בזיהוי הקלטות המיועדות לטיפול ובקבלת אישור מהגורמים האחראים בארגון. לאחר מכן מתאמים את האיסוף, את שיטת הטיפול ואת התיעוד הנדרש. תכנון מראש מאפשר לעקוב אחר הקלטות מרגע הוצאתן מהארכיון ועד להשלמת התהליך.

שלב ראשון: מיון, רישום ואיסוף הקלטות

לפני האיסוף יש להפריד בין קלטות שעדיין נדרשות לשימוש לבין קלטות שאושרו להשמדה. מומלץ להכין רשימה הכוללת את כמות הקלטות ואת פרטי הזיהוי שלהן, ככל שקיימים. אם נשמר עליהן מידע שעדיין נחוץ, יש לוודא שקיים עותק חלופי תקין ונגיש לפני שמתקדמים להשמדה.

לאחר השלמת הבדיקה אנו אוספים את הקלטות ממקום אחסונן ומעבירים אותן למתקן הטיפול באריזות סגורות ובשקי אבטחה, בהתאם לתיאום השירות. תיעוד המסירה והגדרת האחריות לאורך ההובלה מסייעים לשמור על בקרה על הפריטים שנמסרו.

שלב שני: טיפול מגנטי המותאם לסוג הקלטת

בקלטות גיבוי מגנטיות ניתן להשתמש בציוד ייעודי לביטול המידע באמצעות שדה מגנטי, בתהליך המכונה דה־מגנטיזציה. יעילות הטיפול תלויה בהתאמת הציוד לסוג המדיה ולמאפייניה. לכן יש לבחור את שיטת העבודה בהתאם לקלטות שנמסרו ולרמת האבטחה הנדרשת, ולבצע בקרה על השלמת הטיפול.

שלב שלישי: השמדה פיזית של הקלטות

כאשר נדרשת השמדה פיזית, הקלטות מועברות לטיפול באמצעות ציוד מתאים. חשוב שההשמדה תטפל במדיה שעליה נשמר המידע, ולא רק במארז החיצוני. שיטת ההשמדה נבחרת בהתאם לסוג הקלטת ולרגישות הנתונים, ואין להסתפק בפגיעה חלקית שעלולה להשאיר חלקים הניתנים לקריאה או לשחזור.

תיעוד ובקרה לאורך תהליך ההשמדה

תיעוד מסודר מאפשר להשוות בין הקלטות שנמסרו לבין הפריטים שטופלו ולעדכן את רישומי הארכיון. במסגרת תיאום השירות כדאי להגדיר אילו פרטים ייכללו בתיעוד ואיזה אישור יימסר בסיום. כך ניתן להשלים את הפינוי עם רישום ברור של היקף העבודה ושל שיטת הטיפול.

מעוניינים בשירות השמדת קלטות גיבוי? צוות Reconics ישמח לברר את צורכי הארגון שלכם, להסביר על התהליך ולספק הצעת מחיר בהתאם לכמות הקלטות ולדרישות הטיפול. צרו איתנו קשר לקבלת פרטים נוספים.